Come spingere i relatori a condividere il vostro evento
Ogni organizzatore conosce il conto: dodici relatori confermati, tre hanno pubblicato. Eppure gli altri nove il più delle volte vorrebbero, semplicemente non ci arrivano mai. Questo playbook mostra come trasformare le buone intenzioni dei vostri relatori in post veri, con due blocchi di email da copiare e una tempistica che si inserisce nel flusso delle vostre conferme.
Perché i relatori non postano anche se vorrebbero
Non è quasi mai disinteresse. Un relatore che interviene da voi trae vantaggio lui stesso dall'annuncio, e lo sa. Ciò che manca è il pezzo già pronto: un'immagine che sta bene, con il nome dell'evento, la data e il proprio volto. L'alternativa, costruirsi qualcosa da soli con un pacchetto di loghi ricevuto, è un compito di grafica tra due appuntamenti, ed è lì che muore l'intenzione.
La conseguenza è scomoda ma liberatoria: quanto spesso pubblicano i vostri relatori è soprattutto una questione di strumenti, e quindi vostra. Chi porta l'impegno del relatore sotto i cinque minuti ottiene post; se l'impegno resta più alto, restano le buone intenzioni.
Il pezzo che abbassa l'ostacolo: un badge tramite link
Lo strumento è un badge per relatori già pronto: progettate una volta un motivo nello stile del vostro evento, e ogni relatore riceve lo stesso link. Lo apre, carica la sua foto, digita il suo nome, scarica l'immagine finita, senza account e senza software di grafica. Il test dei cinque minuti è così superato, e intanto tutti gli annunci rispecchiano in modo coerente il vostro evento.
Come questo meccanismo si traduca in copertura, l'abbiamo mostrato con un calcolo di esempio nell'articolo sull'effetto rete. In breve: ogni relatore apre una rete che da soli non raggiungete.
Email 1: l'invito, insieme alla conferma
Il momento migliore per la richiesta è l'email di conferma stessa, perché lì il rapporto è fresco e l'entusiasmo autentico. Aggiungete la richiesta del badge come naturale ultimo paragrafo, non come un'email di marketing a sé una settimana dopo:
Che bello averti con noi! Ancora due cose: Ti abbiamo preparato un badge da relatore, così puoi annunciare il tuo intervento, se ti va: [LINK DEL BADGE] Carichi la foto, digiti il nome, fatto: ci vogliono circa due minuti e non serve alcun account. Se lo accompagni con un post: racconta pure di cosa parli. Una frase sul tuo tema vale più di qualsiasi annuncio da parte nostra.
Due dettagli contano molto qui: «se ti va» toglie la pressione, e l'accenno al proprio tema dà al relatore un motivo per scrivere qualche riga sua accanto all'immagine.
Email 2: il promemoria che non assilla
Da due a tre settimane prima dell'evento vale la pena un unico, breve promemoria a tutti quelli che non hanno ancora pubblicato. Il trucco: offre un'occasione nuova e per questo non sembra mai un richiamo.
Un aggiornamento veloce: il programma è ora online, e i primi relatori hanno condiviso i loro annunci. Se vuoi ancora annunciare il tuo intervento, il tuo link del badge di qualche giorno fa funziona sempre: [LINK DEL BADGE] Tra tre settimane si comincia, non vediamo l'ora di averti con noi!
Più di questo unico promemoria serve di rado. Con i relatori a cui tenete e che ancora non hanno pubblicato, nell'ultima settimana un messaggio personale conta più di qualsiasi altra email collettiva.
La tempistica in sintesi
- Con la conferma: il link del badge nell'email di conferma, finché dura l'entusiasmo.
- Al lancio del programma: quando il programma diventa pubblico, arriva la seconda occasione naturale. Chi pubblica adesso rimanda a qualcosa di concreto.
- Da due a tre settimane prima: l'unico promemoria, vedi il blocco qui sopra.
- Ultima settimana: un messaggio personale solo alle voci più importanti che ancora mancano.
Per espositori e team allo stand funziona lo stesso procedimento con il modello «Ci siamo anche noi», solo che il link va alle liste di distribuzione del team. Il piano di campagna completo intorno a tutto questo lo fornisce la guida per promuovere il vostro evento.
Tre cose di cui potete fare a meno
- Testi di post imposti. Dodici post identici, con la stessa formulazione, sembrano una campagna e non dodici raccomandazioni. Meglio dare uno schema e lasciare libera la formulazione.
- La grande lista in CC. Per una richiesta che va visibilmente a venti persone, nessuno si sente responsabile. Una per una o in CCN, anche se il testo è lo stesso.
- La richiesta il giorno dell'evento. Gli annunci hanno bisogno di anticipo per funzionare. Il giorno stesso dell'evento la richiesta migliore è quella di un post della giornata, e dopo l'evento subentra il follow-up.
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Domande frequenti
- Dovremmo inviare ai relatori un testo di post già pronto?
- Uno schema sì, un testo già formulato invece lo sconsigliamo. Dodici post con le stesse parole ogni lettore del feed li riconosce come campagna, e l'effetto della raccomandazione personale svanisce. Meglio: il badge più una frase di spunto su cosa potrebbe scrivere la persona, cioè il suo tema.
- E i relatori che sono poco attivi su LinkedIn?
- Non insistete, ma offrite comunque il badge. Chi pubblica di rado ha spesso contatti particolarmente attenti, e un singolo post lì ha un effetto forte. E qualcuno condivide l'immagine più volentieri nello Slack aziendale o nella newsletter, anche quella è copertura guadagnata.
- Quanti promemoria sono accettabili?
- Un'email collettiva come promemoria, dopodiché solo messaggi personali ai singoli. Il limite è raggiunto prima che qualcuno si senta richiamato, perché le stesse persone dovranno confermare di nuovo l'anno prossimo.
- Ci servono incentivi perché i relatori postino?
- Di norma no, l'intervento stesso è l'incentivo: i relatori mostrano volentieri dove parlano. Se comunque il tasso resta basso, dipende quasi sempre dall'impegno richiesto o dal momento della richiesta, e si può rimediare a entrambi senza mettere in palio nulla.