Sertifikater til mange deltakere, uten en helg med brevfletting

Å utforme ett enkelt sertifikat er raskt gjort, til nød holder Word. Jobben begynner ved store mengder: for hver person skal riktig navn inn i dokumentet, hvert dokument ut som sin egen fil, hver fil til riktig adresse. I tillegg kommer tilfellene som enhver liste inneholder: navn med skrivefeil, endrede e-postadresser, etternølere som ikke står på noen liste.

Alle verktøy som løser dette problemet, følger ett av to mønstre. Enten bringer du deltakerdataene til verktøyet, eller så bringer du verktøyet til deltakerne. Forskjellen høres akademisk ut, men avgjør hvor mye listevedlikehold som blir sittende igjen hos deg og hvem sine data som flyter hvor.

Den første fremgangsmåten er den klassiske masseutsendelsen: du eksporterer deltakerlisten fra billettsystemet, laster den inn i en sertifikatplattform, plattformen lager en PDF for hver rad og sender den på e-post. Det fungerer, men krever rene data. Hver skrivefeil fra påmeldingen havner deretter på et offisielt dokument, returmeldinger og fulle postkasser blir ditt etterarbeid, og hele listen med e-postadresser og alt vandrer til enda en leverandør.

Den andre fremgangsmåten snur retningen, og slik jobber OneClickBadge: du utformer sertifikatet én gang og deler en lenke, på e-post til alle, i oppfølgingen eller som QR-kode på det siste lysbildet. Hver person åpner den, skriver inn navnet sitt selv og laster ned det ferdige sertifikatet, uten konto. En deltakerliste trenger du ikke, og navn skriver hver enkelt slik de faktisk skrives.

Hele forløpet har tre steg, og bare det første skjer hos deg. Designet blir til i sertifikateditoren, raskest med utgangspunkt i en ferdig mal, med logoen din, fargene dine og navnet på arrangementet. Har du allerede laget en badge for arrangementet, overtar sertifikatet fargene og aksenten derfra direkte om du vil.

Deretter fordeler jobben seg på deltakerne, der den hører hjemme: hver enkelt bruker et halvt minutt på sitt eget navn. Det som ville vært en arbeidsdag for deg med 200 personer, er ett klikk og ett tekstfelt for hver av dem.

Hvert sertifikat fra lenkefremgangsmåten finnes i tre former: PDF, bilde og bevislenke. Deltakerne trenger ikke å velge én av dem, de får alle tre via den samme lenken. Hvilken form som duger til hva, viser oversikten.

Bak bevislenken ligger et hostet Open Badge 2.0, en åpen standard for digital dokumentasjon. Siden bak lenken bekrefter hvem som har utstedt hva og når, og kan kontrolleres maskinelt. Trekker du et sertifikat tilbake, for eksempel fordi det ved en feil ble utstedt to ganger, svarer lenken fra da av på hver kontroll med en tydelig melding om tilbaketrekking. Hva som nøyaktig ligger bak standarden, forklarer siden Open Badges enkelt forklart.

For deltakerne teller først og fremst den bekvemme delen: et klikk på «Legg til på LinkedIn» sender navnet på sertifikatet, den utstedende organisasjonen og bevisadressen ferdig utfylt inn i LinkedIn-skjemaet. Forløpet sett fra deltakernes ståsted beskriver guiden om å legge det inn i profilen.

Selvbetjeningslenken forutsetter at du kan nå deltakerne, og at de gjør det lille grepet selv. I to situasjoner er det feil antakelse. Krever et eksamensreglement at hvert dokument lages nøyaktig fra grunndataene dine, hører listen hjemme i verktøyet, og ikke navnet i hendene på deltakerne. Og ignorerer målgruppen din erfaringsmessig e-post fra deg, får heller ikke den beste lenken tak i noen.

For hverdagen på konferanser, messer, webinarer og kurs gjelder som regel det motsatte: folk vil ha sertifikatet, anledningen er fersk, og en lenke i takke-e-posten blir åpnet. Den som vil prøve Word og brevfletting først, finner den komplette veiledningen i brevflettingsguiden, medregnet stedene der det låser seg.